Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Ihre Nachricht einschließlich Ihrer Kontaktdaten wird, soweit dies zur Aufgabenerfüllung notwendig ist, in unsere Datenbanken (Dokumentenmanagementsystem, Kontaktlisten, Fachsoftware) eingepflegt. Zugriff auf die Daten haben nur die Mitarbeiter des Amtes bzw. der Ämter, die mit der Bearbeitung Ihrer Nachricht beauftragt sind, sowie deren Vorgesetzte. Grundsätzlich haben auch die Administratoren Zugriff auf die Daten, dies aber nur, sofern dies aus administrativen Gründen in speziell festgelegten Fällen erforderlich ist.

Ihre Daten werden ausschließlich für den Zweck verwendet, zu dem sie uns übergeben wurde, sofern nicht Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmen.

2. In folgenden Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet

2.1 Kontakt über das Internet  

Beim Zugriff auf unsere Internetseiten wird zwangsläufig die von Ihnen genutzte IP-Adresse verarbeitet, um unserem Server die Möglichkeit zu geben, Ihrem Gerät die angeforderten Informationen (Text & Bilder der jeweiligen Seite) zur Verfügung zu stellen. Die dabei anfallenden Verbindungsdaten werden anonym protokolliert. Zweck der Protokollierung ist die Sicherstellung der IT-Sicherheit des Webservers. Wenn Sie über das Kontaktformular auf unserer Internetseite mit uns in Verbindung treten, geht Ihre Nachricht als E-Mail im Landratsamt bei uns ein (siehe unten 2.3). Die Daten, die Sie im Kontaktformular in die Felder eintragen, werden kurzzeitig auf unserem Webserver gespeichert. Die Übertragung der eingegebenen Daten von Ihrem Webbrowser an unseren Server erfolgt verschlüsselt. Die Weiterleitung an das Landratsamt ist ebenfalls verschlüsselt. Für die Nutzung des Kontaktformulars gelten die gleichen Hinweise wie für den Kontakt per E-Mail unter Punkt 2.3.

2.2 Telefonischer Kontakt

Bei einem Anruf wird Ihre Rufnummer (sofern die Übermittlung nicht unterdrückt wird), der Zeitpunkt, sowie die Dauer des Anrufs für eine gewisse Zeit auf dem jeweiligen Telefon im Landratsamt gespeichert (die letzten 60 Anrufe). Unsere Mitarbeiter speichern weitere Daten zunächst nicht, es sei denn, Sie wünschen dies ausdrücklich. In diesem Fall werden Ihre Kontaktdaten aufgenommen und Sie erhalten dann weitere Informationen über den Umgang mit Ihren Daten nach Artikel 13 DS-GVO im Schriftwege. Weiterhin werden die Verbindungsdaten ausgehender Gespräche (ohne Gesprächsinhalte) auf einem internen Server für maximal 12 Monate zur internen Gebührenabrechnung protokolliert.

2.3 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie sich per E-Mail an uns wenden, wird Ihre E-Mail auf unserem E-Mail-Server gespeichert. E-Mails an personalisierte E-Mail-Adressen werden dem zuständigen Mitarbeiter zugeleitet, E-Mails an Funktionsadressen (z. B. amt @ilm-kreis.de) kommen im jeweiligen Sekretariat oder einem im Amt damit beauftragten Mitarbeiter an, der sie an den zuständigen Bearbeiter weiterleitet. Im Normalfall werden die E-Mails in unserem Dokumentenmanagementsystem oder lediglich im E-Mail-Programm verwaltet.

2.4 Kontakt per Brief

Briefe werden mit Eingangsdatum, Absender, Empfänger und kurz beschriebenem Anliegen in den jeweiligen Sekretariaten in unserem Dokumentenmanagementsystem erfasst und unmittelbar an den zuständigen Bearbeiter weitergegeben. Der Zugriff auf diese Daten ist auf die Sekretariatsmitarbeiter und die Vorgesetzten des Bereichs beschränkt.

2.5 Kontakt per Fax

Wenn Sie sich per Fax an uns wenden, ist der gleiche Ablauf wie unter 2.4 gegeben. Die Faxnummer wird in unserem Faxgerät systembedingt gespeichert.

Informationen zu Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Kontaktdaten des Verantwortlichen nach Art. 13 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO

Kontaktdaten des behördeninternen Datenschutzbeauftragten nach Art. 13 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO 

• Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (PDF, 116 kB)